本文摘要：因造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種規格型號，且類別歸屬關系復雜;為精細管理，需采用ERP等軟件。本篇中國修船雜志論文中船業與其它行業不同，其進銷存管理系統的起點為生產圖紙所自動產生的生產物耗數量定額，但因目前國內通用的ERP軟件和造船專用的圖
因造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種規格型號，且類別歸屬關系復雜;為精細管理，需采用ERP等軟件。本篇中國修船雜志論文中船業與其它行業不同，其進銷存管理系統的起點為生產圖紙所自動產生的生產物耗數量定額，但因目前國內通用的ERP軟件和造船專用的圖紙設計軟件難完成對接、或成本太高，以技術部門手工編制的物耗定額本為起點是較經濟的做法。這是造船企業物料管理勞動量的重頭。
《中國修船》雜志于1987年創刊，是國內唯一公開發行的修船行業綜合性科技期刊。本刊旨在宣傳黨和國家有關修造船方面的方針政策，報道國內外修船信息，探討修船企事業單位的發展方向，介紹經營管理方面的成功經驗及修新技術、新工藝、新設備，切磋保證修船質量、縮短修船周期、提高修船效率的有力措施，為修船界積累、儲存知識，促進修船技術進步。本刊設有經營管理、技術交流、維修理論、企業窗口、新產品介紹、國內外修船動態等專欄。
造船企業物料管理的內部控制流程：依據技術部門設計的船舶生產圖紙，預算生產物耗的數量定額;生產部門根據生產工期計劃、物耗定額，申報領料計劃;采購部門以物耗定額為上限，結合領料計劃，選擇經濟進貨批量模式、適時存貨管理等方案，組織采購;倉庫部門以采購合同為上限驗收物料并入庫，以物耗定額為上限受理領料申請，報財務部門核算。與其它行業不同，造船企業主要由技術部門以下達定額的形式請購物料，物料的超儲積壓、儲存期控制等問題非主要矛盾;其更多表現為上述內部控制的缺失、失效、執行偏差。
一、技術部門對物料管理的影響
1、對定額的物料名稱、規格型號等描述不規范。
具體表現為：一物多名、多物同名、型號描述不完整。如：喉箍、抱箍、管夾、管扣是同類物的不同稱謂;電纜CJPF86/SC2*1.5必須完整描述，SC與NSC是不同物料、2*1.5是尺寸規格，缺一不可。其不規范直接導致后續的信息傳遞、帳物管理的混亂。若在定額本的物料名稱、規格型號旁，注明對應的ERP編碼，有助于檢查不規范的描述、并減少疏忽差錯。如斜梯的規格型號55°*650*4331與55°*650*4431，兩種物料僅一字之差，不易察覺;在ERP編碼上，是尾數03和04的差別，更明顯。
規范描述，技術部門最具專業優勢。因為：船舶修造用的物料規格型號、品牌等選擇，是由技術部門和船舶使用方逐項磋商確認;其員工是船舶專業，按船舶內部結構分工，在圖紙設計時已對所用構件、配件做周密考慮。但是，因ERP編碼對唯一性、完備性、永久性的要求嚴格，船舶專業人員不能勝任其編制;而ERP編碼編制人員又不熟悉船舶物料的用途、類別歸屬等，二者不合作，使許多造船企業實施ERP半途而廢。
2、下達的物耗定額數量不真實、項目不完整。
如：因對首制船型鋼板利用率的估計偏差，造成鋼板定額的數量不真實;因專業不勝任、或疏忽，遺漏組合構件的部分配件，造成定額的項目不完整;因工作量太大、權衡成本效益，放棄對次要物料的數量定額預算。定額的數量不真實，只是影響精細管理的效果;定額的項目不完整，直接導致后續對應的采購合同、入庫單等信息數據不被允許輸入，使ERP進銷存管理系統無法運行、或改以采購合同為起點部分運行。這是造船企業實施ERP半途而廢的最初、最大的部門利益阻力。
二、采購部門對物料管理的影響
1、采購合同與技術部門定額本的物料名稱、規格型號、計量單位等差異，造成生產部門與倉庫部門的溝通障礙。
與供貨商簽采購合同，優先考慮合同的嚴謹、法律問題，對物料名稱、規格型號、計量單位等要素的選擇，以法律、供貨商所屬的行業習慣為準，與技術部門遵循的船舶修造行業習慣有差異。若采購部門事后未實施補救措施，則產生：倉庫部門依據供貨商送貨清單上的物料名稱、規格型號、計量單位等描述辦理入庫、簿記、管理;而生產部門領料是依據技術部門定額本，物料名稱、規格型號、計量單位等描述與倉庫部門不同。
預算的定額與生產實際耗用必然存在差異。當形成超儲積壓時，因定額本與倉庫簿記采用的物料品名、規格型號等描述不同，采購部門就難知道物料的實際庫存數量，無法修正應執行定額的合同實際采購數量，無法將物料控制到：只在需要的時候、由供應商按需要的數量，提供所需的物料;既防止物料供應滯后于生產要求，也防止物料過早地進貨，增加庫存積壓。
2、出現無合同的采購、無金額的合同、或執行偏差的合同。
三、倉庫部門實物管理難的客觀原因
1、物料復雜難辯與人員素質的反差。
造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種;且類別歸屬關系復雜;同類物料的不同品種、規格型號，外觀相近難辯。即使是船舶專業人員都容易混淆，只了解本工種內的物料用途;何況倉管員、領料員、成本會計等非船舶專業人員?員工的專業勝任能力、工作量大、責任心等是倉庫物料管理出問題的根源，但這受企業人力成本控制的制約;前者可通過組織在崗系統培訓船舶知識來緩解。
2、物料特性懸殊、種類逐期大量變化對倉庫管理的壓力。
造船是個件、小批量生產，船型更換周期短;不同船型的物料品種、規格型號的相同率低;同類物料的重量、體積等懸殊，從人力可搬運、到需特大型機械吊運。這影響倉庫部門對同類物料預留堆放空間的合理預期，擾亂其設計的貨架、倉庫堆放示意圖的適用期限，制約其對倉儲空間的調整能力，使其難嚴格物料的歸類、有序倉儲;加上部分物料外觀相近難辯，就難免錯發物料。當倉儲實物的銘牌不健全，簿記不及時或有差錯，簿記名稱與實物銘牌不一等情況發生時，問題就更混亂。
3、企業組織結構設置帶來的問題。
造船物料多笨重，需請吊運部門裝卸，易產生裝卸不到位等問題。倉管員因水平有限，難舉證裝卸不到位的理由;因是經常性的配合，也不敢把事鬧大;除非問題明顯、惡劣，否則也難仲裁、不值得提請仲裁;只能將就，客觀上遏制其認真負責的心態。因造船廠多地處偏遠的江河、海邊，與供貨商的發貨倉庫距離遠，物料運達時間不易準確把握，部分企業考慮內部協調力度，將倉庫部門隸屬采購部門;這是不相容部門，易產生隱患。
4、用工方式和廠區現狀帶來的問題。
造船企業的勞動力組織形式是：電焊等絕大部分一線工人都以外包工的方式管理，削弱了企業制度、行為規范的約束力。而造船廠面積大，若建廠的布局規劃、生產部門安置分段加工件不合理，就會產生大量的監控死角。某些物料如梯、格柵、鋼板、鋼管等，因重量、體積等原因，只能在施工現場附近露天堆放，采用先用后補單、按實用量開單的出庫方式，就易產生問題。
四、物料出入庫等單證管理、簿記失控的原因
1、自身的主觀問題。如：
倉管員不熟悉物料名稱、規格型號、對應的標準計量單位、用途、存放位置、保管方法等。疏忽或缺乏責任心、出入庫時單證與實物核對失誤、未嚴格履行日清月結、盤點時帳與實物核對失誤、單據未及時簿記、帳單保管不善等。對退庫物料，直接在日后的出庫單中扣減數量，造成所對應的成本對象差異。退庫時驗收不嚴、未請質檢部門檢驗，造成不完整的組合件、損毀件混入，虛構庫存。
部分物料的外觀相近難辯，規格型號的描述差異小，同名不同規格、不同名同規格，雙組份油漆的出庫搭配等現實問題，也助長差錯概率，這需在科學有序地歸類倉儲、健全倉儲實物的銘牌，完善ERP編碼的編制和應用上努力。
2、一切服從于生產的企業文化氛圍的影響。
造船生產協作性強、誤工成本高，權衡利益使倉管員處弱勢。因生產計劃制定或執行偏差、意外變更等原因，產生物料緊急調度的要求;物料由供貨商直運施工現場，造成無入庫單;越級指令取用露天堆放的物料，造成無出庫單;事后遺忘、或未及時補辦手續。
3、進銷存管理軟件系統的功能項設置問題。
4、物料計量單位的轉換問題。
五、在未用ERP等軟件控制時，可用下列方法
1、技術部門下達物料數量定額時，按定額的數量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——技術部定額
貸：管理帳——采購部可訂合同
這就以定額為起點控制物料，“技術部定額”科目的借方發生額反映定額的下達、調整情況，用“采購部可訂合同”科目的貸方余額控制采購數量的上限。余額為負數時表明：采購超量、生產用料異常、定額有偏差、倉庫管理出問題。合同管理員用EXCEL表格記錄的方法，因造船企業的物料采購合同太多，實踐中很難追蹤其履行狀況、與定額的差異;也不利于多人輸入操作、制止未授權修改。
2、采購部門與供貨商簽合同時，按合同購買數量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——采購部可訂合同
貸：管理帳——倉庫應入庫材料
3、倉庫部門收到供貨商的物料時，按入庫的數量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——倉庫應入庫材料
貸：管理帳——技術部定額
用“倉庫應入庫材料”科目的貸方余額反映采購合同的履行情況;用“技術部定額”科目的借方余額反映定額的執行情況。余額為零時，本循環控制完成。調整延伸該組分錄還可融入倉管帳。
4、造船采購合同多已鎖定單價，貨到發票未到，應入應付帳款帳，否則難及時發現未來現金流等方面的問題;不利于實施鋪底賒購;在資金緊張時，也難通過按比例付款遏止糾紛和謀私。若以已到發票余額為付款上限，可拆分應付帳款科目。某些供貨商的物料入庫筆數很多，且與發票不對應，手工核對的差錯率很高，也可設管理帳科目處理，更容易發現其送貨清單與發票的物料名稱、規格型號、計量單位等差異。
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