檔案數字資源統計方法研究

　　隨著信息技術的發展，在存量方面，館藏傳統載體檔案數字化及機讀目錄著錄工作使檔案館積累了豐富的檔案數字資源。在增量方面，電子檔案等檔案數字資源的接收進館逐步形成常態。檔案“收管存用”各環節逐步由實體管理轉向信息管理，由線下操作轉向依托數字檔案館的線上操作。

　　作為檔案統計工作的一個重要部分，作為數字檔案館的一項重要功能，對檔案數字資源進行統計，有利于摸清館藏檔案數字資源底數，了解對檔案數字資源開展接收、存儲、管理、利用等工作的總體情況，提升檔案業務規范化水平。筆者結合北京市檔案館數字檔案館建設以及館藏檔案數字資源情況，詳細研究了數字檔案館中檔案數字資源統計工作的方法，就統計對象、統計數據采集來源、統計步驟、統計報表的設計進行了探索。

　　統計對象及數據來源

　　1.統計對象檔案數字資源的統計對象包括兩類：一是檔案數字資源的統計，包括數字副本、電子檔案、機讀目錄等;二是對檔案數字資源開展接收、存儲、利用等工作的統計。

　　2.數據采集來源

　　一是數字檔案館檔案數字資源庫。這里既存儲著機讀目錄、元數據等結構化數據，也存儲著數字副本、電子檔案原文等非結構化數據，是對檔案數字資源進行統計的主要依據，也能通過縱向對比反映出一段時間內檔案業務工作的開展情況。

　　二是數字檔案館業務過程庫，目前處于設計建設階段。這里將記錄對檔案數字資源開展接收、鑒定、解密、遷移、格式轉換等工作情況，能據此統計出對檔案數字資源開展有關業務的情況。

　　三是業務過程中建立的有關臺賬。這些臺賬是一段時間內有關業務工作情況的直接反映，可以為統計提供全面、系統、準確的基本資料。三個來源的數據相互補充，相互印證。

　　統計步驟

　　1.梳理資源及業務

　　隨著數字檔案館的建設使用以及檔案數字資源體系的建立，檔案數字資源的類型、結構更加多元化，圍繞檔案數字資源開展的各項線上業務更加復雜。統計的第一個步驟是對數字檔案館中的檔案數字資源結構及有關業務進行梳理，做到心中有數。

　　目前，北京市數字檔案館檔案數字資源可細分為：文書檔案，按年代分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案;專門檔案，包括會計檔案、婚姻登記檔案、訴訟檔案、房產檔案等;專題檔案，包括招工、知青、學籍、勞模等;特殊載體檔案，包括紙質照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案。

　　電子檔案，包括文書電子檔案、數碼照片檔案、錄音類電子檔案、錄像類電子檔案等，并按此分類對檔案數字資源進行分庫存儲和管理。這些檔案基本都在對應的機讀目錄或元數據中標識了開放狀態、密級、解密標識、保管期限等信息，也記錄了原文的文件格式、數據容量等信息。

　　根據這些已有基礎數據，能夠統計出檔案數字資源的類型、數量、數據容量、文件格式、開控情況、涉密情況、保管期限設置情況等，也能通過縱向對比統計出一段時間內開展數字化、開放鑒定、解密等業務工作的情況。圍繞檔案數字資源管理開展的業務有接收、遷移、格式轉換、定期檢查、備份、發布、利用等，這些業務主要依托數字檔案館開展。

　　其中，數字檔案館業務過程庫將記錄主要業務行為的對象、時間、人員、工作內容等信息。有關臺賬將包括：檔案數字資源入庫登記，按入庫來源分為接收、征集、數字化、編目、開放鑒定、解密等;出庫登記，按出庫用途分為編目、解密、開放鑒定、編研、利用等;發布情況登記，包括專網利用平臺、因特網開放平臺、政務外網跨館利用平臺等;檢查情況登記、遷移情況登記、利用情況登記等。根據這些基礎數據，能夠按照時間、業務類型、工作人員等維度對有關業務過程進行統計。

　　2.設計統計報表大綱

　　(1)按照不同維度對檔案數字資源情況

　　進行統計的報表可按照數字檔案館檔案數字資源庫實際建庫情況，分庫進行統計，全面精細地體現館藏結構及館藏數量。還可根據需求按照其他維度進行統計，通過從不同維度進行統計，便于從不同角度認識館藏。

　　例如，可按照時間維度分明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案進行統計;可按照保管期限分永久、長期、短期等進行統計;可按照開控標識分開放、敏感、原控、控制等進行統計;可按照內容分為文書檔案、科技檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等;可按照涉密情況分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案和非涉密檔案;可按照發布平臺分為因特網開放平臺、政務外網跨館利用平臺、專網利用平臺、專網長期保存庫平臺等進行統計。

　　后幾種統計方法要整合考慮不同數據庫中的資源，需要在熟悉館藏的基礎上確定準確的計算方法，并且要避免出現缺項、漏項、交叉、重復的現象。除了對檔案數字資源現存情況的統計，還應設立橫縱結合的統計項目，反映館藏檔案數字資源的發展變化情況。

　　(2)按照業務類型對業務過程進行統計的報表

　　報表應能反映一定時期內對檔案數字資源開展接收、遷移、格式轉換、定期檢查、備份、發布、利用等工作的情況。如按照文書、照片、錄音、錄像的分類統計本年度檔案數字資源接收的數量及數據容量;統計本年度機讀目錄入庫的條目數，以反映編目工作成果量;統計本年度開放鑒定數據的入庫條目數，以反映開放鑒定工作成果量;按照利用目的、利用者類別、檔案的時期分別統計本年度檔案數字資源利用情況等。

　　3.細化統計指標

　　構成檔案數字資源統計指標的要素包括指標名稱、計量單位、計算方法。科學的統計指標的設計是一項復雜的系統過程，指標名稱、計量單位及計算方法的設定要符合檔案及檔案工作的實際特點，充分考慮到管理和研究的需求。統計指標要與檔案工作中一定的數量特征聯系在一起，如用“機讀目錄數量”作為反映檔案館現有機讀目錄情況的統計指標，用“調卷量”作為反映提供利用的統計指標。

　　計量單位的設定要切合經驗和實際，如北京市檔案館以“頁”為粒度開展數字化掃描，數字副本數量的計量可以“頁”為單位;而電子檔案以“件”為單位進行管理，故電子檔案數量的計量宜以“件”為單位。計算方法的確定，要在充分調研數據現狀的基礎上綜合考慮，例如統計中華人民共和國成立后檔案的數量，需要整合考慮傳統文書檔案、電子檔案、錄音檔案等不同數據庫，找到其中的年代特征，跨庫進行計算。

　　統計指標有總量指標、相對指標和平均指標等。總量指標如機讀目錄條目總數、電子檔案數據容量、利用者人次等，是反映檔案及檔案工作總體規模的。相對指標是兩個指標相比較的結果，可以用分量和總體相比較說明總體的構成情況，例如機讀目錄的開放比率，涉密檔案的解密比率;可以用同一指標不同時期數值的變化說明發展情況，例如電子檔案接收數量的變化趨勢。平均指標是某個數量的平均水平，如平均每個工作日利用者數量等。

　　4.統計及核驗

　　設計好統計報表和統計指標后，下一步是將其固化在數字檔案館中，根據計算方法實現統計功能。一個設計良好的統計系統，不僅僅是數據表格的羅列，還應以直觀的圖形形式展現數據，如用折線圖描述趨勢，用條形圖描述對比，用餅狀圖描述總分關系。

　　生成統計報表后，要注意核驗有關數據，特別是要驗證多個統計報表、多項統計指標之間的邏輯關系。例如涉密檔案和非涉密檔案的數量之和應與檔案數字資源總量保持一致，電子檔案數量的變化應與電子檔案接收工作情況相對應。

　　5.綜合分析

　　分析是統計工作的最后一步。它對統計數據進行整理、分析而得出最后的統計成果，融合數據、情況、問題和建議于一體，既有定量信息，又有定性信息，是統計的精髓及目的所在。統計分析工作的前提是要熟悉檔案和檔案業務，這樣才能根據統計數據形成科學嚴密的觀點。

　　分析時應采用定性分析與定量分析相結合的方法，將理論、經驗和數據相結合，真實、準確地反映檔案業務工作的規律、特點和存在的問題，對檔案工作做出有力指導。問題及探討檔案數字資源統計工作還存在一些問題，例如統計基礎薄弱，一些信息沒有準確規范登記;統計系統比較簡單，只能實現部分數據匯總功能，難以進行有效的分析展現;分析工作不夠深入，沒有把“數據”提煉成“觀點”。

　　由此，可以從以下3個方面加強工作：

　　1.加強檔案工作的標準化規范化建設這是做好檔案統計工作的前提。檔案統計涉及檔案工作的全過程，是檔案各環節工作情況的量的反映，各環節工作是否及時登記，成果是否標準規范，直接關系到檔案統計工作的質量。要扎實做好各項基礎工作，確保檔案統計工作的準確性。

　　2.完善信息系統功能這是實現檔案統計工作現代化的有力支撐。目前，檔案數字資源的存儲和管理多依托于數字檔案館，實現了自動化、系統化，統計工作也不例外。要完善系統功能，根據統計需求進行倒推，實現檔案各環節工作的記錄，建立電子臺賬，積累基礎數據，并對基礎數據進行計算、匯總、分析和展現。要加強大數據技術、數據挖掘技術、數據可視化技術在統計分析工作中的應用。

　　3.加強以統計為基礎的分析工作檔案數字資源統計工作要以統計數據為基礎，進行橫向和縱向對比，開展多維度的客觀、全面、科學的分析，找出檔案工作中存在的問題和規律，發揮好統計工作的參謀作用。

　　檔案方向職稱知識：如何申報檔案職稱

　　檔案職稱分為好幾個等級，從初級職稱、中級職稱、高級職稱到正高級職稱，其中要滿足相應的學歷、資歷條件以及業績成果和學術論文條件才能順利晉升，由于職稱等級的不同，對于各方面的學歷要求也不同，其中論文、著作條件是一項需要花費較長時間來提前準備的工作，所以這里針對申報各級檔案職稱的論文、著作條件進行歸納整理。

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