新形勢下農業科研院所科研檔案管理思考以湖北省農業科學院植保土肥研究所為例

　　摘 要：提高農業科研院所科研檔案管理水平，有利于促進農業科技創新。文章以湖北省農業科學院植保土肥研究所為例，闡述了科研檔案的管理現狀、取得的成效，剖析了存在的不足，提出了加強管理隊伍建設、提高科研人員檔案意識、加快信息化建設、加強科研檔案開發利用等推動科研檔案高效管理的建議，以期為新形勢下農業科研院所科研檔案的高質量發展提供借鑒。

　　關鍵詞：農業科研院所;科研檔案;管理現狀;信息化建設

　　隨著我國科技體制改革步伐的不斷加快，《深化科技體制改革實施方案》《關于深化中央財政科技計劃(專項、基金等)管理改革的方案》《科學數據管理辦法》等一系列科技政策相繼發布實施，對科學數據 、科 研 檔 案 的 管 理 利 用 提 出 了 更 高 的 新 要 求 。2020 年 6 月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》;2020年 9 月，國家檔案局、科技部聯合發布第 15 號令，公布《科學技術研究檔案管理規定》，進一步規范了科研檔案工作。科研檔案是科研活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的記錄，是科研成果的重要組成部分[1]，對后續科研工作的開展具有重要的促進作用。

　　隨著我國科技創新不斷加速，科研檔案數量激增，檔案內容越來越豐富，科研檔案工作也面臨著更復雜的環境和更高的要求，加強農業科研院所科研檔案管理的科學化、規范化、信息化建設，既能提高科研管理的效率，也能反映農業科研院所的學術水平，對提升我國農業科技創新能力和可持續發展水平具有重要的意義[1-2]。

　　1 湖北省農業科學院植保土肥研究所概況

　　湖北省農業科學院植保土肥研究所(以下簡稱“植保土肥所”)于 2001 年 2 月由原植物保護研究所和土壤肥料研究所合并而成，其前身可追溯至 1958年，發展歷史長、檔案資料存量大。植保土肥所現有正式職工 77 人，下設 8 個研究室及 4 個管理部門，有省部級及以上科研平臺 13 個。主要圍繞植物保護、土壤肥料兩大學科，立足農作物重大病蟲草害綠色防控、轉基因生物安全評價、農業廢棄物資源化利用、農業環境治理等領域開展農業科技創新、科技服務及示范推廣工作。“十一五”以來，共承擔各級各類科研項目 725 項，獲省部級及以上獎勵 37 項，獲得授權專利 57 項，制定地方標準 30 項，發表論文 923篇，科技創新水平和服務產業能力得到不斷提高，隨之產生的科研檔案資料也日益增加。近年來，植保土肥所著力加強全所檔案工作管理體系、硬件條件、信息化、安全體系、服務能力等方面的建設，使檔案工作日趨制度化、規范化、科學化，檔案管理水平得到逐步提高。

　　2 植保土肥所科研檔案管理現狀

　　2.1 管理體系建設

　　成立了植保土肥所檔案工作領導小組，把檔案工作列入了領導議事日程，確定了檔案工作分管所領導。建立了以機關綜合檔案室為中心的檔案工作管理網絡，實行全所檔案集中統一管理，由 1 名在編辦公室工作人員任專職檔案員，此外還在各科室、團隊設置 1 名兼職檔案員。根據科研檔案的產生、收集、整理、利用等環節的主體是科研人員的特點，植保土肥所與各團隊/課題組簽訂了檔案工作年度目標管理責任書，明確了全所各科室、團隊的職責與工作內容，將檔案管理納入職工年度績效考核范圍。

　　2.2 規章制度建設

　　制定了植保土肥所檔案工作管理規定及檔案移交接收、統計、立卷歸檔、安全保管、保密、查閱利用、鑒定與銷毀、檔案人員崗位責任制、庫房管理等 10 余項制度，通過建立健全工作職責和檔案管理制度，把檔案管理工作推上了規范化管理的軌道。同時，通過對廣大干部職工的宣傳教育，干部職工的檔案意識和自覺遵守檔案管理工作制度的自覺性顯著增強。

　　2.3 基礎設施建設

　　2017 年，植保土肥所著手改建了綜合檔案室，總面積達 161 m2，其中，庫房 85 m2，辦公室及閱檔室 26 m2，實物檔案陳列室 50 m2。庫房建有 5×16 列共 80 組密集架，2×4 列共 8 組實物檔案專柜，可滿足今后 10 余年檔案保管的需要，并配備符合要求且能正常使用的消防報警、安全監控系統、滅火器材、鐵門、鐵窗、防紫外線和防有害生物設施、空調機、除濕機、溫濕度計等安保設施;配有檔案工作專用計算機(含刻錄)、掃描儀(含復印)、防磁柜、數碼相機等設備，極大改善了檔案保管條件，為檔案的管理、利用奠定了良好的硬件基礎。

　　2.4 信息化建設

　　為了適應新形勢、新常態下現代化檔案管理的需要，在進行日常檔案規范整理的基礎上，植保土肥所同步推進了檔案信息化建設，購買了網絡版的世紀科怡檔案管理系統，具備了電子文件檢索查詢、安全存儲、數據備份等基本管理功能，文書檔案實現電子文檔、掃描件、紙質原件三重管理，各類檔案的電子目錄及時入庫，所有電子數據進行了雙質備份，扎實推進了傳統檔案工作向信息化檔案工作轉變。

　　2.5 安全防護措施

　　植保土肥所多管齊下確保檔案安全。一是嚴格執行檔案保密管理制度。對涉密的文件資料，按照保密規定做好收發、分放、整理、歸檔等工作，確保做到不泄密;對借閱、復印的文件嚴格辦理借閱手續，及時收回檔案室;對擬銷毀的資料定期進行定點存放，嚴格辦理銷毀手續，并到指定地點進行銷毀。二是加強了計算機網絡軟硬件系統的管理，檔案管理系統與公共網絡、辦公網絡實行隔離，電子文件、目錄與紙質文件同時保存、歸檔，雙套備份。三是加強了網絡系統安全建設。網上查詢利用時進行計算機密碼確認和系統密碼確認“雙保險”，確保檔案信息在傳輸和利用過程中的安全;檔案信息系統計算機定期維護，并配備專用的存儲設備，外來移動存儲介質嚴禁隨意接入檔案系統的計算機。四是加強了檔案工作場所的安全檢查，特別是對庫房各項硬件設施全面進行年檢。

　　2.6 檔案工作目標管理情況

　　植保土肥所按照湖北省檔案工作管理要求對庫存檔案重新進行了整理、編目、裝盒，各類檔案管理趨于完善，現存有文書檔案、科研檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、專業檔案等 7 類檔案，該所于 2017 年成為檔案工作目標管理省一級達標單位�？蒲袡n案是科研院所檔案的主體，植保土肥所檔案庫房目前共保存自 1950 年以來的科研檔案 1 326 卷、科研業務相關聲像檔案 711 張、獲獎證書等實物檔案 308 件，真實記錄和反映了該所歷年來承擔的重要科研項目及取得的重大成果。

　　3 農業科研院所科研檔案管理存在的不足

　　近年來，隨著農業科技創新的不斷加強，科研院所對科研檔案的重視程度日益提高，檔案管理隊伍建設不斷加強，各項規章制度逐步完善，科研檔案管理水平得到了顯著提升[1]，但仍需清醒地認識到，當前科研檔案的管理仍然存在種種影響其實現價值最大化的問題。

　　3.1 檔案管理人員業務水平有待提高 雖然很多科研院所都設置了專職檔案員，但很多檔案員存在缺乏檔案專業背景、年齡偏大、未接受專業培訓等問題。同時，因專職檔案員人手有限，很多工作還需各科研團隊、科室的兼職檔案員配合完成，而兼職檔案員工作重心無法放在檔案上，加之缺乏專業知識且工作流動性大，對檔案管理要求理解不到位，很難保質保量完成檔案收集整理工作。即便建立了檔案管理人員隊伍，但因業務水平參差不齊，也難以實現檔案高效管理，尤其是隨著檔案法律法規的更新及對檔案工作要求的不斷提高，檔案管理員業務能力欠缺的問題日益凸顯，急需提高其專業水平，豐富其現代化檔案管理知識，提升其檔案工作能力[2-4]。

　　3.2 科研人員檔案意識還有待提高 科研檔案有一定的特殊性，其產生、形成的主體是科研人員，加上有些科研項目的實施周期很長且科研過程又存在時常變更調整的現象，故要確保檔案的完整性和真實性，就必須得到科研人員的大力支持。調查發現，當前仍存在部分科研人員檔案意識不強，不能及時有意識地收集、保存好科研原始檔案的現象，導致部分寶貴材料缺失且后期很難補充完善。此外，個別科研人員認為重要的文件材料放在自己手里更方便，或以保密和其他理由為借口，不肯及時將具有保存價值的材料交給檔案管理部門，致使部分科研檔案不夠規范完整、質量較差，最終影響檔案后期的利用[5-6]。

　　3.3 科研檔案信息化管理不足

　　當前，大多數科研院所的科研檔案還是以紙質檔案為主，已開展的數字化工作只是簡單地將紙質檔案進行掃描，信息化管理還處于初步探索階段[7-8]。究其原因：一是缺乏實用性強、易操作且安全可靠的信息化管理系統;二是很多單位在人員配備、設施設備上還無法滿足檔案數字化和電子檔案的規范化管理要求;三是作為重要憑證時，電子檔案的真實性和客觀性往往受到質疑[7]。

　　3.4 科研檔案開發利用不夠

　　當前，大部分單位的科研檔案依然處于傳統的收藏管理、淺層次、小范圍的查閱使用層面，缺乏對檔案的編研利用和深層次挖掘[9]。究其原因：一是在觀念上還存在“重保管，輕利用”“重保密，輕共享”的現象，缺乏對科研檔案資源的挖掘意識[9-10];二是受檔案現代化管理水平還不高、共享意識還不強、檔案借閱程序較煩瑣等因素影響，檔案的使用率明顯降低。

　　4 推動農業科研院所科研檔案高效管理的建議

　　為貫徹落實好新時期黨和國家對檔案工作提出的新任務、新要求，各單位應著力轉變檔案管理理念，從人力、物力、財力等方面多管齊下，收集好、保管好、利用好科研檔案，推動科研檔案管理水平躍上新臺階，更好地服務科技創新工作大局。

　　4.1 加強科研檔案管理隊伍建設

　　建立一支素質高、結構合理的科研檔案管理隊伍是實現科研檔案規范化管理及有效利用的根本[1]。新時期對檔案管理人員提出了新的要求，既要懂檔案管理知識，又需懂信息技術;既要具備規范整理和妥善保管檔案的能力，又要具備一定的編研能力[1];同時，還應了解農業科研基本規律及檔案特點[6]。一是單位領導要重視檔案管理人才的培養，將檔案管理納入單位重點工作。二是要有計劃、長期性地組織開展檔案專業知識和技能培訓，組織檔案管理人員到先進單位學習交流并鼓勵引導其積極主動地進行自學，及時學習掌握最新檔案法律法規及相關要求，全面提升檔案管理人員的業務水平。三是檔案管理人員應加強與科研人員的交流合作[4，6]，積極主動地參與科研項目全過程，了解科研項目的立項、實施、結題、報獎等流程，熟知科研工作關鍵節點，對過程中可能產生的檔案資料做到心中有數。

　　4.2 提高科研人員檔案意識

　　科研人員是科研檔案的產生者和直接責任人，科研人員的檔案意識很大程度上決定著科研檔案的質量和規范程度，故提高科研人員的檔案意識顯得尤為重要。一方面，通過加大檔案法律法規的宣傳力度，增強科研人員尤其是項目負責人的責任意識，使其意識到檔案工作的重要性和必要性[5，11]。同時，開展檔案收集歸檔的知識培訓，使科研人員掌握一定的檔案管理要素，知道歸檔范圍并養成在項目實施過程中及時歸檔的習慣。另一方面，根據單位實際，制定科學合理的獎懲制度，明確科研人員在檔案管理工作中的職責，將檔案收集歸檔工作納入科研人員年度績效考核范圍，并與評優、優先、職稱評聘等掛鉤[2]，通過適當的獎懲施壓來提高檔案工作質量。

　　4.3 加快科研檔案信息化建設

　　加快推動科研檔案信息化建設，實現信息資源共建共享，不但能提高檔案使用效率，而且能促進檔案深度開發利用，是社會發展的必然趨勢[12]。一是科研院所應根據國家檔案管理相關法律法規要求，制定適合本單位的電子檔案管理實施細則，實現對電子檔案的規范化管理，確保電子檔案真實、完整、可用、安全且符合國家標準歸檔格式。二是加大檔案信息化建設的人員投入力度和多渠道爭取資金投入力度，配備既懂檔案管理知識又具有信息技術基礎的檔案管理人員，配齊應有的計算機、服務器、掃描儀、存儲載體、網絡平臺等設施設備[13-14]。三是建立健全電子檔案管理信息系統，自主開發或采購安全可靠、功能齊全、操作便捷的信息系統，充分做好安全防控措施，尤其是網絡環境下的信息安全，嚴防系統被病毒攻擊，確保電子檔案不被篡改、不流失、不泄密等。同時，信息系統應以用戶需求為核心，符合農業科研院所特點，具有采集、審核、分類管理、檢索、讀取、共享、數據分析、長期保存等功能[14]，能為后期檔案的深入挖掘利用提供服務。

　　4.4 加強科研檔案的開發利用

　　科學合理管理科研檔案的目的是為了更好地發揮其服務科研工作的作用，實現科研檔案的經濟社會價值。首先，檔案管理人員應充分熟悉掌握所管轄檔案的基本信息，了解科研人員的需求，能熟練、熱情、及時、精準地為科研人員或決策者提供檔案信息，提高科研人員對檔案的認可度，從而使科研人員愿意使用檔案和及時移交工作中產生的檔案，形成良性循環。其次，大力加強對科研檔案的編研工作，除定期編制科研院所志、成果匯編、大事記等外，更應緊緊圍繞當前農業科技創新及產業發展關鍵問題和熱點開展檔案資料編研，為科研工作提供更多具有參考性、決策性的匯編材料[13]。最后，加強對科研檔案的宣傳報道，通過舉辦精品檔案展覽、優秀科技工作者人物風采展、建立單位陳列室、發放檔案宣傳資料、開展知識講座等形式開展多樣化的宣傳，并充分利用新媒體平臺在傳播宣傳上的優勢，探索開展更直接、更便捷、更公開的檔案宣傳，不斷提高科研人員及公眾對科研檔案的認知度，從而提高科研檔案的普及率和共享率。

　　5 參考文獻

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　　[8] 王燦 . 農業科研檔案信息化管理存在的問題及對策分析[J]. 中國管理信息化，2019，22(14)：176-177

　　[9] 崔淑賢，張志娟 . 農業科研檔案資源社會化共享研究[J].園藝與種苗，2021，41(5)：92-94

　　選自期刊《農業科技管理》第 41 卷 第 3 期

　　作者信息：劉友梅 1 張光陽 1 楊立軍 1 柯 偉 1 蔡彥虹 2(1. 湖北省農業科學院植保土肥研究所 武漢 430064;2. 農業農村部科技發展中心 北京 100122)

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