本文摘要：【摘要】隨著寧夏疾控中心信息化建設的進程，OA辦公系統的使用，在全面提升中心各項工作管理水平的同時，也為中心文書檔案管理工作帶來機遇與挑戰。 本文分析了中心現階段文書工作的特點與問題，并探討了改進文書檔案工作的途徑，以此推進疾控文書檔案管理工
【摘要】隨著寧夏疾控中心信息化建設的進程，OA辦公系統的使用，在全面提升中心各項工作管理水平的同時，也為中心文書檔案管理工作帶來機遇與挑戰。 本文分析了中心現階段文書工作的特點與問題，并探討了改進文書檔案工作的途徑，以此推進疾控文書檔案管理工作。
【關鍵詞】OA系統; 疾控; 文書檔案管理
辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。 它利用現代化設備和信息化技術，代替辦公人員傳統的部分手動或重復性業務活動，優質而高效地處理辦公事務和業務信息，實現對信息資源的高效利用，進而達到提高生產率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境。
檔案管理論文范例：以“件”為單位整理檔案的利與弊
寧夏疾病預防控制中心(以下簡稱“中心”)，是由寧夏回族自治區政府舉辦的實施省級疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位，其文書檔案涉及我區重大突發公共衛生事件處置、傳染病、地方病、職業病及慢性非傳染性疾病預防控制、實驗室檢測及評價等過程中形成的一系列對我區公衛事業發展具有重要考查利用價值的文件資料，對做好疾病控制與預防工作具有重要意義。 隨著信息化建設的深入，2013年10月，中心正式啟動OA辦公系統。 7年來，OA系統的穩定運行，明顯提升了中心的工作效率與管理水平。
一、OA系統對中心文書工作的影響
OA辦公系統運行以來，中心處理的文書資料逐年上升，目前共處理收發文17271件，其中：收文10345件，發文6926件。
(一)OA環境下中心文書檔案的載體以電子文件為主。 隨著各機構OA辦公系統的普及與對接，中心的文書資料的載體以電子文件為主，而且，即便是收到的紙質公文，也會先處理成電子文件后再錄入OA系統。 電子文件類型包括：文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，類型多而復雜。 傳統的檔案管理方法已經不適應現代檔案工作發展的需要，檔案工作者需要創新工作方法方能做好檔案工作。
(二)OA環境下中心文書處理職責明晰。 由于OA辦系統內處理的文件均為電子文件，它們的收發、編號、分類、歸檔都是按照既定的流程進行，針對緊急公文，管理人員可以隨時進行督辦，無論文件處在哪個節點，都可以清晰地了解文書處理過程，文件辦理狀態、處理文件的時長與意見，便于領導及相關人員隨時了解公文運轉與辦理情況。
(三)OA環境下中心文書處理效率提升。 中心OA辦公系統開通與全區24家疾控機構的接口，實現了與24家市縣(區)級疾控中心點對點的公文實時傳遞。 以各類疫情分析為例，自OA系統運行以來，中心共向全區24家疾控中心交換疫情分析1160件次，若通過郵局寄送的方式，平信郵件的費用為1.2元/件，則上述公文的郵費為33408元，而24家疾控機構收取公文的時間平均為2∽4天。 由此可見，OA系統的使用，確保文件點對點即時接收，不但節省了大量的辦公經費，同樣節省了郵發公文所需的時間。 同時，中心OA辦公系統支持多地點、外網接入辦公，中心領導和相關人員隨時隨地都可以處理OA文件，不會出現因人員外出導致的公文積壓與處理延誤。
(四)OA環境下文書資料便于查詢與利用。 中心OA辦公系統具有信息發布、公文管理等功能。 在這些模塊下，設有便捷的查詢方式，工作人員可以通過輸入文件標題、文號、發起人、發文部門等方式進行查詢，快速、準確地找到目標文件，為檔案利用提供便利。
二、OA系統環境下中心文書管理工作存在的問題
(一)OA文書檔案歸檔環節急需完善。 目前，中心OA系統內設置的歸檔流程為：OA文件在辦理結束后，再次回到辦公室節點，收文按照“年度+來文機構”方式，發文按照“年度+文號”的方式，分別歸入相應的文件夾內，而并非“年度+機構+保管期限”的分類方法歸檔，缺失了檔案管理部門或人員對檔案進行甄別與細化的環節，沒有歸檔件號與檔號，不符合檔案管理的要求，導致中心OA電子文件歸檔質量不高。 同時，由于歸檔的文件沒有按照機構進行細化，也造成了文書檔案的開發、利用程度低。
(二)領導對檔案管理工作重視程度低。 自中心2002年成立至今，檔案管理一直工作滯后，發展緩慢。 2013年，辦公室負責檔案管理的人員退休之后，中心再無專職檔案管理人員。
(三)兼職檔案管理人員隊伍不穩定，檔案管理規范化程度低。 由于中心的工作性質，人員構成多為衛生專業技術人員，工作人員欠缺檔案管理的基本知識，加之檔案管理人員變動頻繁、缺少檔案專業知識培訓現象較為突出，導致中心大量文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用均不到位。
(四)OA文書資料管理制度不完善。 中心雖然有檔案管理制度，但多年未做修改與補充，它缺乏對于OA辦公系統環境下文書資料的管理內容，這同樣導致了辦公室工作人員崗位責任不明確、歸檔范圍不明晰、歸檔不及時等問題。 比如：OA收文錄入時，工作人員未能按照“雙軌制”要求及時打印電子文件，要一直等到年底兼職檔案人員開始整理檔案時，才補打文件，這就會拖延文件整理的時間。 如果電子文件出現了損毀，就會導致那些具有較高保存利用價值的文件資源丟失現象，無法讓文書檔案得到有效管理。
三、OA環境下推進中心文書檔案工作的對策
(一)及早推進OA升級改造。 向技術部門指出OA系統內存在的檔案管理的缺陷，在公文處理環節增加“預歸檔”環節，由專職檔案人員及各部門的兼職檔案員、部門負責人分別按照各自的OA權限完成“預歸檔”操作，甄別后的文件資料，按照“年度+機構+保管期限”的分類方法進行歸檔。 同時，請OA設計人員根據中心文書管理工作的需求，增加文書統計統計功能，在OA系統內完善收文登記冊與發文登記冊。
(二)規范OA文書資料管理制度。 以制度規范中心文書檔案管理工作，是做好疾病預防控制檔案收集管理的基礎。 中心要結合實際工作，認真分析OA辦公系統下的文書檔案管理特點，制定或補充修訂電子文件管理、檔案人員崗位職責、文書檔案管理、分類立卷歸檔等各方面工作流程與制度，確保檔案管理工作的科學性與規范性。
(三)加強檔案人員隊伍建設。 隨著國家及社會各界對于公共衛生事業的重視，疾控中心檔案管理信息化勢在必行，因此，中心領導應將檔案管理工作列入議事日程，從長遠規劃中心檔案管理工作，及時選拔德才兼備、既有一定的疾控工作業務能力，又具有良好的服務意識的人員作為專職檔案管理人員，同時，還要加強對專/兼職檔案人員檔案知識業務培訓，鼓勵檔案管理人員通過自學、進修、培訓等方式提升自身業務水平和管理水平，增強管理意識。
四、結語
OA辦公系統功能強大，但要想使其更好地服務于中心文書檔案管理工作，必須得到中心領導對于檔案管理工作的重視與支持：一方面，要加大對檔案信息化的投入; 另一方面，要關注文書檔案管理人員的配置與業務能力的提升。 此外，中心辦公室還要根據實際工作情況，不斷修正與完善OA流程，使其符合檔案管理的要求，為做好我區疾病預防控制事業盡職盡責。
【參考文獻】
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作者：張雅楠
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