本文摘要：摘要：隨著業務的快速發展、產品的不斷創新以及信息技術的廣泛應用，商業銀行檔案工作面臨新的挑戰，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設有待加強等。因此，商業銀行要大力推進數字檔案室建設，
摘要：隨著業務的快速發展、產品的不斷創新以及信息技術的廣泛應用，商業銀行檔案工作面臨新的挑戰，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設有待加強等。因此，商業銀行要大力推進數字檔案室建設，制定硬件改造和軟件升級策略，建立多方協調配合機制，統籌推進檔案信息化建設工作。
關鍵詞：金融科技;檔案管理;信息化戰略
隨著業務的快速發展、產品的不斷創新以及信息技術的廣泛應用，商業銀行檔案工作面臨新的挑戰。筆者結合檔案工作最新政策要求與工作實際，對商業銀行檔案管理作進一步探討。
一、存在的問題
(一)檔案量快速增長，庫房容量不足
隨著國民經濟水平的提升，為滿足人民群眾日益豐富的金融需求，商業銀行由單一功能向綜合化、集約化、多功能的經營轉型，各項業務快速發展，產品創新層出不窮，結算量規模日益壯大，帶來了檔案量的快速增長。其中，數量最多的是會計檔案，其次是與國民經濟熱點相關的房金、個貸、信用卡等業務類檔案。根據目前實施的《會計檔案管理辦法》，會計憑證保存期限由15年變為30年，進一步增加了檔案庫房的存儲壓力，現有庫房難以滿足日益增長的檔案存放需要。
檔案管理論文范例：新時期基層檔案管理工作的幾點思考
(二)檔案銷毀進度緩慢，騰挪空間有限檔案銷毀工作的重點和難點在于鑒定環節�！稒C關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)第四十三條規定：“機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。”對于具有歷史價值、需要永久保管或者未結清債權債務關系、涉及其他未了事項等不同期限的原始憑證、資料，必須經銀行條線部門專業人員鑒定、清分后，才能銷毀。
在銀行實際工作中，檔案銷毀進度較為緩慢。一是會計憑證保管期限延長，相當于多占用15年的庫房存儲空間，延長了庫房循環利用的周期;二是隨著時間推移，熟悉30年前會計業務、柜面業務的銷毀鑒定人員逐漸減少，給鑒定工作增加了難度;三是清分工作需要逐張、逐戶人工核對，需投入大量人力、物力;四是如銷毀的檔案原件涉及訴訟的，可能存在訴訟風險。綜上，檔案銷毀工作面臨嚴峻挑戰。
(三)庫房集約化程度不高，庫房建設有待加強商業銀行檔案庫房管理遵循“統一領導、分級管理”原則，由一級機構統籌管理全轄庫房，二、三級機構管理本級庫房。國有商業銀行轄屬機構較多，由于歷史原因，大部分偏遠地區庫房建設不規范，不但空間利用率低，而且安全隱患大。特別是三級機構庫房，基本為未經加固或加固后承重仍不達標的辦公用房， 普遍面積較小，且多位于偏遠地區，存在交通不便、保管條件差、安全設施不齊全等問題，改造所需資金投入和難度相對較大，檔案庫房規范化、標準化、專業化、智能化水平還有待提高。
(四)檔案信息化有待深化，信息資源亟待整合
1.從技術層面來看，各條線信息資源未實現共享對于在業務辦理過程中形成的、需移交至檔案部門的電子業務資料，銀行各條線部門均有獨立的業務系統進行管理，電子業務資料分散存儲在各條線系統中，且每個系統都具有獨立的數據庫、操作平臺和管理體系，各系統數據庫之間互相不連通，也未統一納入檔案系統進行資源共享、集中管理，不利于檔案信息資源的綜合利用。
2.從管理層面來看，多條線管理造成了資源浪費
出于查詢、管理方便的需要，業務部門往往對本條線業務資料進行單獨管理。使用人員在申請查閱時，由于各條線管理標準不統一，需按照各條線部門的不同要求分別提交申請，給查詢部門帶來了較大不便，對法律、審計等跨條線查詢較多的部門而言尤甚。對于同一份檔案資料，也存在被各條線部門重復調閱的情況，造成了檔案部門的重復勞動。站在全行管理的角度看，上述兩種情況都造成了人力、物力的浪費。
二、對策建議
(一)政策解讀
2021年起實施的《中華人民共和國檔案法》(新修訂版)(以下簡稱《檔案法》)新增“檔案信息化建設”專章，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出了明確規定，要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發展規劃，并對電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺的建設提出要求。檔案信息化是檔案事業未來的發展方向。隨著金融科技創新的持續深化，信息系統在銀行的廣泛應用為銀行檔案工作提供了寶貴的機遇，銀行檔案信息化既是商業銀行信息化的重要構成，也是檔案事業順應時代發展的必然選擇。
1.銀行檔案的特殊性決定了銀行檔案信息化的必要性銀行檔案不同于傳統檔案，具有規模性、綜合性、專業性、社會性等特點。銀行的經營管理關系到國計民生的各個領域，作為記載其直接活動痕跡的銀行檔案，包含著大量經濟、貿易、司法、財政等方面的信息，在制定宏觀經濟戰略、防范化解金融風險、維持市場經濟秩序等方面都發揮著重要作用，其信息化價值遠高于其他檔案。銀行檔案經過信息化形成銀行檔案信息資源，具有不可替代的利用價值，必須將銀行檔案工作納入銀行信息化整體規劃。
2.檔案管理的內部要求決定了銀行檔案信息化的必然性
維護檔案完整與安全是《檔案法》賦予各級檔案機構的責任銀行檔案信息資源是銀行檔案在信息化條件下被賦予的全新形式，既是銀行檔案的重要源頭，也是未來銀行檔案管理的主要對象，檔案部門有責任也有義務對銀行信息資源進行管理，做好銀行信息資源的收集、歸檔、管理等工作，最終實現檔案信息資源“一站式”的共享和利用。從銀行實際情況來看，信息系統分頭建設的情況仍將長期存在，因此，檔案部門必須提高信息資源統籌能力，促進檔案信息化建設與銀行信息化建設同步發展。
《規定》對機關檔案信息化建設進行了詳細規定，構建了機關檔案信息化建設的整體框架，主要內容如下。一是將數字檔案室建設作為信息化建設的主要形式，統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作;二是建立檔案數字化常態化機制，重視真實性管理和全文識別工作;三是電子文件歸檔與電子檔案管理要從制度、基礎設施、應用系統、資源建設等方面著手，并通過存儲、備份、轉化、遷移等要求保障數字檔案資源安全。
遵循上述檔案信息化建設的整體思路和框架，結合商業銀行檔案管理的特點，構建商業銀行檔案信息化戰略模型。以商業銀行檔案綜合服務中心建設為戰略目標，以硬件改造和軟件升級為戰略實施手段，以人、財、物等資源投入為戰略保障，全面推進金融科技戰略的深化，加大片區庫房和檔案數字化建設力度，實現對電子檔案數據資源的再挖掘，確保檔案信息資源的安全性、完整性、真實性，從而實現對檔案全生命周期的動態管理，實現檔案庫房利用率提升、檔案工作價值貢獻提高。
(二)戰略目標檔案信息化的戰略目標是通過建設商業銀行綜合檔案服務中心，在資源共享、信息獲取、查詢服務、數據挖潛等方面實現檔案信息資源利用價值最大化，將檔案信息化融入到全行經營發展戰略中，更好地服務于銀行總體經營管理目標。
(三)戰略實施
為了實現上述戰略目標，商業銀行要大力推進數字檔案室建設，制定硬件改造和軟件升級策略，建立多方協調配合機制，統籌推進檔案信息化建設工作。
1.硬件改造策略
智能庫房建設的最終目標是實現“無序存放、有序管理”，即建立現實庫房與虛擬庫房的映射關系，通過檔案管理信息系統，實現對檔案庫房的一體化管理。商業銀行可以制定基于RFID技術的智能庫房建設策略，主要包括以下4方面內容。(1)智能引導。利用RFID標簽技術，建立儲位編號與檔案編號的一一映射關系，儲位管理系統中的RFID模塊根據檔案編號映射其儲位編號，自動提示該檔案所存放的物理位置，檔案所在架體自動打開，并通過語音、燈光提示進行指引。
(2)虛擬庫房。實時查看庫房信息，以虛擬3D圖形化的方式模擬實體庫房環境，顯示檔案所在位置及門類、數量、狀態等信息，方便檔案人員對庫房進行布局、操控。同時，可以在虛擬庫房中對檔案進行手動上下架、掃描上架等操作，實現虛擬列架與實物列架同步管理。(3)智能盤庫。利用RFID手持盤點器、盤點車等智能設備，對檔案柜進行掃描盤點，將上架的檔案信息和層架定位信息進行綁定、更新，生成在架檔案、遺失檔案列表，快速顯示檔案狀態。
(4)智能保護。
通過紅外保護裝置，自動感應架體內是否有物體或人員，實時發出預警信號;當實體檔案非法出入庫時，自動發出報警信息，確保實體檔案安全。結合銀行檔案工作實際，在檔案信息化的前提下，可以在二、三線地市分步驟、分片區建設片區中心智能庫房，進一步提高庫房的集約化水平。智能庫房策略的實施，使實體檔案和電子檔案在空間上不必保持高度一致，檔案部門可以通過虛擬庫房、RFID等技術手段，搭建檔案信息資源共享平臺，打破檔案存儲的空間壁壘，優化庫房資源配置，節省租金成本。
實施庫房智能化改造，還可以通過智能密集架提高單位存儲容量，緩解庫房存儲壓力。對檔案查詢部門而言，由于檔案信息資源數據庫已開放共享，只要檔案管理部門打開相應的系統權限，各部門即可在權限內查詢到對應的檔案信息，無需進行繁瑣的線下審批，也無需乘車到較遠的庫房查詢;查詢模式從“點對點”轉變為“桌面對桌面”，在節省人力成本的同時，既提高了查詢效率，又能夠規避檔案運輸途中遺失、損毀等風險，實現便利性和安全性的統一。
綜上，建設片區智能庫房是可行的，特別是對房價高企、土地資源稀缺的經濟發達地區而言，可以選擇省、市片區交界處進行規劃建設，成本相對較低，且能夠滿足臨近地區的庫房需求。以廣東為例，可以分廣州地區、粵東、粵西、粵北、珠三角5個片區進行規劃，按片區進行集中管理，在各片區均建設1-2個中心庫房，存放保管期限較長的實物檔案，同時在二級機構保留輔助庫房，對小而散、條件落后的三級機構庫房進行騰退，上收檔案及相關人員;對少部分面積較大、條件較好的三級機構庫房，可作為片區中心庫房的輔助庫房，存放臨時性、周轉性檔案。
在檔案集中管理的同時，還可對檔案人員實施集中管理。由一級機構向各片區派駐專職檔案團隊，專門負責該片區檔案的收集、歸檔、編研、銷毀等工作，細化崗位分工，統一操作流程，加強專業化管理;統籌調撥各片區檔案運輸車輛，滿足實體檔案的調閱需求。
為實現檔案信息化戰略目標，需充分保障檔案信息化建設的財務資源投入，將所需經費列入銀行年度預算額度，提前進行統籌安排，確保檔案信息化基礎建設工作按質按量完成。此外，還要做好以下工作：加大專業人才引進力度，在新員工招聘時，招聘一定比例的信息技術、計算機專業人員，補充到檔案隊伍中;加強檔案精細化管理，加大考核激勵力度，加強監督檢查和系統性指導;加強信息化建設設備投入，包括智能密集架、RFID設備、掃描儀等硬件，以及檔案系統、數據庫建設等軟件研發費用。
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作者：呂 翔
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